Palle Lundberg – om skruvar, manualer och smarta rutiner

Palle Lundberg 3

Härom veckan skulle jag skruva ihop en ny byrå till pojkarnas rum. Instruktionsböcker och manualer är inte min melodi, inte IKEAs monteringsanvisningar heller. Jag är otålig och vill gena. Såklart blev det skruvar över och sista lådan gick inte riktigt att skjuta in. Jag fick skämmas inför fru och barn, som bara log åt mig. De vet att det är bäst att hålla sig undan när det ryker ur mina öron. Det var bara att börja om och noga följa Kamprads instruktion. Att jag aldrig lär mig. Och ja, lådan gick ända in.

Följa rutiner

Få älskar manualer men där finns ofta nyckeln till framgång. Att jobba standardiserat, det vill säga följa en instruktion eller manual, har många fördelar framför att utgå från egna bedömningar och intryck. Att följa en bra arbetsrutin som är standardiserad betyder ofta att några har tänkt till ordentligt. En manual eller instruktion är ofta best practice där kunskap och erfarenhet kring en specifik uppgift har summerats och dokumenterats för att ge bästa möjliga resultat och samtidigt vara så lätt som möjligt att följa och tillämpa.

Mer lika

Det kan ytligt sätt låta tråkigare att arbeta efter en mall, men på område efter område visar det sig bli säkrare, effektivare och inte minst mer rättvist för det helt enkelt blir mer lika. I vår verksamhet kan det gälla allt från bygglov till elevvårdsärenden, urvals- och biståndsbedömningar.

Låt mig understryka att kreativitet och standardisering inte är varandras fiender. Vilket vi lätt kan tro när vi inte får göra som vi vill eller känner för. I en verksamhet som vår måste vi garantera att det vi gör, görs på det bästa sättet. Varje gång.

Underlätta för nya medarbetare

Ett väl standardiserat arbetssätt gör också att den nye medarbetaren lättare vet vad som förväntas, vilket samtidigt blir enklare att utvärdera och följa upp. Det betyder också att alla blir bemötta eller behandlade på samma sätt oavsett vem som utför uppgiften. Och det är riktigt viktigt. I vår verksamhet ska nämligen alla behandlas lika – och lika bra.

Engagerade medarbetare

För ett tag sedan besökte jag verksamhetschef Inga-lill Andersson och hennes medarbetare på arbetsmarknadsförvaltningen. De har en viktig roll i vår organisation genom att stötta de helsingborgare som har behov av försörjningsstöd. Under 2014 minskade stadens utbetalningar av försörjningsstöd för andra året i rad. Det är bra. Orsakerna till det är såklart flera, men en är definitivt våra professionella och engagerade medarbetare som brinner för att ge rätt stöd på bästa sätt.

Nya e-tjänster

Under mitt besök på arbetsmarknadsförvaltningen deltog jag också i flera intressanta samtal om att utveckla arbetsrutiner och jobba smartare. Till exempel om att införa en ny e-tjänst där den som har fått beslut om försörjningsstöd ska kunna följa sitt ärende digitalt. Det kommer att spara många telefonsamtal men också göra mottagaren av försörjningsstöd mer delaktig i sitt ärende. Jobba smartare för öppenhet och delaktighet – det gillar jag!

Ett vykort säger så mycket

På miljöförvaltningen har de arbetat fram bra rutiner och bemötande i samband med sina inspektioner. Ett uppskattat sätt är att inspektörerna efter varje företagsbesök lämnar kvar ett vykort med texten;

Hjälp oss gärna att bli bättre genom att besvara frågorna nedan. Markera de alternativ som bäst beskriver din upplevelse, dels när vi besökte din verksamhet och dels när du tog emot vår skrivelse. Portot är betalt – bara att lägga på brevlådan. Tack på förhand!

Inspektörerna får direkt återkoppling och kan justera och förbättra. Faktum är att miljöförvaltningen numera har fina betyg i kundundersökningarna.

Jobba smartare

Vi är många som brottas med fulla mejlkorgar och möten som staplas på varandra, samtidigt som annat pockar på vår uppmärksamhet. Men det behöver inte vara ett problem. I dag finns det en flora av hjälpmedel för att få rätt saker gjorda, det finns appar och manualer som kan göra arbetsdagarna mer effektiva och lustfyllda.

Palle Lundberg

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *