Hoppa till huvudmenyn Hoppa till innehåll

Hon vill slå ett slag för byråkratin

När Lovisa Fredén kom till stadsledningsförvaltningen som praktikant öppnade sig en ny värld. En värld fylld av diarienummer, upphandlingar och dokumentation. Men i stället för att kämpa mot byråkratin bestämde hon sig för att se den som ett arbetsverktyg.

Text och bild: Katia Boberg

Det var 2014 som Lovisa Fredén gjorde en tio veckor lång praktik på stadsledningsförvaltningen, inom ramen för sin utbildning i strategisk kommunikation. Hon blev då en del av en projektgrupp som organiserade evenemang.
– Jag var med och utformade projekt som riktade sig till medarbetare i organisationen. Det gjorde att jag började fundera på vad man behöver förhålla sig till som medarbetare och vad all administration vi sysslar med ska vara bra för. Först tyckte jag att byråkratin verkade onödig men i dag underlättar den mitt arbete, säger hon.
Efter praktikperioden fick Lovisa Fredén komma tillbaka och jobba på riktigt. Och då bestämde hon sig för att lära sig så mycket som möjligt om den byråkrati hon som medarbetare var tvungen att förhålla sig till.
– Under en vanlig arbetsdag kommer vi i kontakt med många olika områden såsom juridik, HR och ekonomi. Om vi till exempel gör en upphandling måste vi förhålla oss till lagar och regler och även diarieföra alla dokument på rätt sätt, säger hon.
Lovisa Fredén valde att gå kursen ”Demokrati kräver byråkrati” som avdelningen för juridik och administration tillhandahåller. Där fick hon lära sig att se till exempel diarieföring kan beskrivas som en bok, och processens olika delar som kapitel. Till exempel vid en direktupphandling kan offertförfrågan ses som första kapitlet, anbuden är följande kapitel och själva avtalet är sista kapitlet.
– För att förstå boken måste man få se alla kapitel och därför ska allt diarieföras, inte bara avtalet. Numera ser jag mina projekt som bokhyllor där till exempel direktupphandlingar är böcker med flera kapitel i varje. Det har gett mig bättre koll på administrationens behov och dessutom mer struktur i mitt eget arbete, säger Lovisa Fredén.
Karin Runhagen jobbar som kanslichef och ansvarar för utbildningen som Lovisa gick. Hon tror att kunskapsnivån generellt är ganska låg kring allmänna handlingar och diarieföring.
– Utbildningarna handlar till exempel om att man ska få upp ögonen för vilka handlingar man hanterar som kan vara allmänna handlingar. Och om att man ska förstå tjänstemannarollen, att det finns en skillnad mellan att jobba offentligt och privat, säger hon.
Varför är det viktigt att kunna?
– Som offentliganställd är man en del av demokratin och invånarna ska ha möjlighet till insyn i det man gör. Att diarieföra ska vara en naturlig del av ens arbete, precis som att betala en faktura eller boka ett rum, säger Karin Runhagen.
Innan Lovisa Fredén började på kommunen hade hon en bild av juridik som abstrakt och fyrkantigt. Men efter kursen förstod hon att hon faktiskt kunde ha nytta av byråkratin.
– En del av mitt jobb går ut mycket på att tänka fritt men för att få idéerna att bli verklighet är strukturen viktig. Byråkratin ger mig ramar så att jag inte tappar bort mig.
Varför är det viktigt med byråkrati?
– Som kommunanställd måste jag vara transparent med allt jag gör eftersom det är kommuninvånarna som är mina arbetsgivare. Då blir dokumentationen viktig. Sen kanske det är någon som ska ta över ett projekt efter mig och då måste de kunna se alla steg som tagits tidigare. I de projekt jag själv drivit har jag haft stor nytta av att se hur andra har jobbat.
Har du något tips till dina kollegor?
– Jag kan rekommendera att man går en utbildning, som jag gjorde. Där får man olika situationer förklarade för sig och även om man inte jobbat offentligt tidigare så gör det att man förstår vitsen med byråkrati. Jag tänker att det finns en rädsla för att göra fel eftersom man inte har tillräcklig kunskap. Men det handlar om att våga ta hjälp av sina kollegor och ställa frågor, säger Lovisa Fredén.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Translate

You can use Google Translate to translate the contents of helsingborg2035.se. To do that, select the language you would like to translate into in the lost below.
Please bear in mind, since the Google Translate is an automatically generated translation, we do not take any responsibility for errors in the text.

Close